Cosa accade

Le distinte base dovrebbero rappresentare, con una buona dose di approssimazione, la situazione reale di un prodotto o di una produzione.
In esse dovrebbero essere riportati i consumi di materiali, gli utilizzi dei terzisti e l’impiego della manodopera.
Alla fine di un periodo si confrontano i dati effettivi, cioè le ore di manodopera utilizzate e i materiali impiegati, con la somma di quanto risulta dalle distinte base, cioè dai dati ipotizzati.
Il problema nasce quando i due valori non coincidono.
Una corrispondenza esatta tra i due totali non ci sarà mai, perché comunque le distinte base rappresentano dati standard e mediani. Ma quando le discordanze sono rilevanti allora nasce il dubbio se quei dati siano attendibili o totalmente inutilizzabili.

Se differiscono i valori

Ovviamente il dubbio riguarda le distinte base, mentre gli scarichi effettivi di materiali o il pagamento della manodopera dovrebbero essere importi in teoria affidabili.
Nel caso in cui si identifichi la ragione delle differenze non nelle quantità, ma nei valori a cui quelle quantità sono valorizzate, il controllo sarà relativamente semplice: si tratterà di capire perché i prezzi riferiti ai materiali o alla manodopera differiscono da quelli riportati in distinta base, effettuare la rettifica e controllare di nuovo i totali.

Se differiscono i quantitativi

In genere tuttavia la cosa è più complicata perché l’origine delle differenze sono i quantitativi e quindi è necessario indagare per capirne il motivo. Perché quindi si utilizzano più materiali di quelli ipotizzati nelle distinte o più ore delle persone?
In relazione alle discordanze relative ai materiali si può ipotizzare che siano errati i dati di prelievo, cioè i consumi effettivi: ma se le rimanenze fisiche si riconciliano con quelle contabili, significa che i maggiori prelievi sono avvenuti realmente.
Se quindi i dati relativi ai prelievi sono corretti, non rimane che concludere che sono errate le distinte base.
A questo punto però sorge una domanda: sono sbagliate solo le distinte relative ad alcuni prodotti, per importi rilevanti, oppure sono sbagliate un po’ tutte, magari per piccoli importi?
Nel primo caso pochi prodotti errati, ma prodotti in quantità rilevanti, potrebbero originare uno scostamento significativo. Nel secondo caso piccoli scostamenti un po’ su tutte le distinte portano alla fine a scostamenti significativi.

Cosa controllare

Per avere una risposta alle domande precedenti l’unico modo è iniziare un controllo fisico e a campione sulle distinte e vedere materialmente quanto sia esteso il problema.
Se si riscontrano grossi errori su poche distinte non resta che rettificarle e riconciliare i dati con le risultanze effettive.
Se al contrario non si riscontrano discordanze significative, vuol dire che l’errore è nell’impostazione delle distinte e quindi anche più subdolo.
L’aspetto concettuale è di non avere tenuto conto delle mille fattispecie che durante la giornata possono avere portato a piccoli sprechi di materiale o di tempo della manodopera.
Si perde tempo perché arriva il materiale non conforme, oppure non è quello che serve per quel prodotto. Talvolta non c’è certezza su come fare una determinata operazione o come fare ripartire un macchinario. Le fattispecie per avere interruzioni, sprechi, perdite di tempo e spreco di materiali sono infinite.

Errori o inefficienze?

Il problema è che tutti gli esempi che abbiamo presentato, sono di fatto delle inefficienze.
Allora la domanda da porsi è se è corretto inserire le inefficienze nelle distinte base. Da una parte l’inefficienza va eliminata e non data per acquisita inserendola in una valutazione dei costi standard presenti nelle distinte base. Dall’altra sappiamo che l’efficienza perfetta non esiste e quindi un minimo di dispendio di tempo e di materiali ci sarà sempre, per cui potrebbe essere sbagliato non considerarlo. La domanda da farsi è quindi quale sia il livello di inefficienza fisiologico ed accettabile, e come tale da inserire in distinta base.
L’obiettivo è sempre di avvicinare più possibile le distinte ai consumi effettivi.
Nei casi di tipologie di produzioni dove si verifichino molti scostamenti e questi siano considerati inevitabili, si tratterà di adeguare i valori della distinta a quanto rilevato effettivamente. Se poi queste siano inefficienze potremmo considerarle separatamente, in modo da avere da una parte il dato effettivo del consumo e dall’altra l’inefficienza da combattere. Ovviamente questo lavoro partendo da quelle poche distinte che rappresentano molta parte della produzione.
Si tratterà poi di controllare e capire bene il motivo dei consumi e degli scostamenti, creando situazioni in cui vi sia un controllo incrociato dei dati effettivi. Nel caso dei prelievi dal magazzino, per esempio, dovremo sempre avere due persone, una che richiede e una che consegna, in modo da evitare che qualcuno consumi e non segni.

Le aree di maggiore scostamento

Ugualmente rilevante è isolare le attività di produzione a regime, da tutte quelle preparatorie, che più facilmente provocano scostamenti e inefficienze.
Isolare per esempio l’attrezzaggio di un macchinario dalla produzione a regime, oppure le fasi di prelievo del materiale o di consultazione tra le persone contribuisce a capire meglio e quindi ottimizzare.
Molto importante, in questa ottica, capire anche l’incidenza dei volumi dei lotti di produzione sul tempo e i materiali impiegati: mentre infatti la produzione a regime sarà un costo variabile, l’attrezzaggio resta un costo fisso da suddividere sull’intera produzione.
Tenere distinte queste fasi contribuisce a comprendere e gestire gli scostamenti.

Tirando le somme …

Si tratta quindi di intraprendere un percorso lungo e impegnativo, ma fondamentale per gestire e comprendere i propri costi. Bisogna sempre tenere presente che questa attività ha comunque un costo e quindi deve valerne la pena. Per questo la priorità sarà data alle distinte che originano grandi scostamenti avendo un alto volume di lavorazione, oppure alle attività molto particolari su cui, ad intuito, potrebbero nascondersi discordanze e particolarità rilevanti.
Ma sempre tenendo presente l’analisi costi verso benefici, come confronto tra l’attività che si effettua e i risultati che si attendono.