Il problema

Gli uffici acquisti delle aziende sono molto efficaci nel trovare soluzioni per le spese strategiche, come le merci, le materie prime e i terzisti.
Questa efficacia può diminuire nel caso di attività non ripetitive, come acquistare un’autovettura, contrattare il costo di una mensa o di un servizio di pulizie. In primo luogo affrontando saltuariamente questi acquisti, non si è esperti della materia.
Inoltre l’incidenza percentuale di questi acquisti è spesso bassa rispetto al totale, per cui non si ritiene efficiente porvi un’ elevata attenzione.

La soluzione

A questo problema risponde una nuova forma di consulenza denominata riduzione dei costi con remunerazione “success fee”.
Il principio su cui si basa è quello classico dell’outsourcing. Secondo questo principio se io devo fare una cosa una volta all’anno, mi converrà affidarla a chi fa la stessa cosa trecento volte al giorno, in quanto sarà più veloce, più incisivo, più esperto.
In questo caso dei consulenti specializzati nelle singole categorie di costo, le analizzano ricercando soluzioni per ridurli.
Il loro compenso deriva esclusivamente da una percentuale del risparmio ottenuto con il loro intervento. Da qui la denominazione “success fee” cioè si paga solo se c’è il successo. Il compenso è costituito da una percentuale del guadagno ottenuto solo in un iniziale periodo di tempo, per esempio i primi sei o dodici mesi. Da quel momento in avanti, e per sempre, tutti i risparmi sono del cliente.

Come funziona

Vengono identificate da una a tre categorie di costi su cui lavorare. Entrano quindi in gioco i consulenti specialisti in quella categoria di costi che raccolgono la documentazione necessaria, costituita da fatture pagate, contratti, situazione sul campo del servizio etc.
Viene quindi elaborato un “Rapporto di Analisi” dove si esamina la situazione attuale e le possibili forme di miglioramento.
Può succedere che non siano stati accertati ambiti di risparmio e riduzione dei costi.
In tale caso il Rapporto di Analisi consegna all’azienda una conferma del proprio operato e molte utili indicazioni sulla gestione del costo. Nulla è dovuto alla società di consulenza.
Nel caso in cui invece emergano possibilità di miglioramento l’azienda è libera di seguirle o meno. Se decide di non seguirle, ancora, nessun compenso sarà dovuto. Se invece decide di seguirle, decorre il compenso.
Il compenso per l’attività svolta è in genere pari al 50% degli effettivi risparmi che l’azienda acquisirà nei 12 mesi successivi all’attivazione delle migliori condizioni economiche. L’accertamento del compenso avviene quindi alla fine del periodo, solo a seguito di effettivi e consuntivi risparmi di costo.
Dopo i 12 mesi nulla sarà dovuto alla società di consulenza, e tutti i risparmi conseguiti saranno di esclusiva spettanza dell’azienda cliente.
Ci si può chiedere perché la società di consulenza dovrebbe trovare soluzioni non trovate dal cliente. La risposta è che gli esperti che lavorano sui singoli costi hanno la disponibilità di ampie casistiche economiche, di modalità consolidate e contenuti di fornitura effettuati con altre aziende. Hanno inoltre maggiore potere negoziale con i fornitori, per la possibilità di aggregare volumi della stessa voce di spesa e quindi far acquisire ai clienti benefici economici.
Alla fine dell’analisi ed una volta adottate o meno le indicazioni, l’azienda può poi decidere di continuare l’attività su altre voci di costo.

Quali costi vengono analizzati

– Corrieri, logistica e trasporti
Determinante per il contenimento di detti costi è la conoscenza delle specializzazioni (tipologie di trasporti), le sinergie operative e le politiche commerciali dei fornitori del settore.
– Imballaggi
Le aziende sono molto interessate ad avere un supporto specialistico per massimizzare sia l’economicità dell’imballaggio, sia la sua qualità.
– Noleggio dei carrelli elevatori
L’indisponibilità di specifiche competenze professionali e di adeguati strumenti tecnici, non consente spesso alle aziende di effettuare confronti tra i canoni corrisposti ed i canoni di mercato per le stesse tipologie e gli stessi contenuti tecnico-funzionali.
Altre tipologie di costi analizzate ai fini della loro riduzione sono:
– Buoni Pasto
– Cedolini paga
– Mensa aziendale
– Somministrazione di lavoro
– Pulizie civili ed industriali
– Energia elettrica e gas
– Manutenzione impianti
– Tassa rifiuti
– Telefonia e trasmissioni dati
– Vigilanza, portierato e reception
– Smaltimento rifiuti
– Assicurazioni
– Viaggi d’affari
– Commissioni su carte di credito
– Information Technology
– Informazioni Commerciali
– Oneri bancari

Conclusione

La consulenza denominata riduzione dei costi con remunerazione “success fee” è quindi un modo moderno ed innovativo per diminuire i costi delle aziende, senza alterare la qualità delle prestazioni ricevute, ed anzi spesso aumentandola. Il tutto senza aggravi per le aziende, che sempre più la stanno utilizzando e ne stanno apprezzando i benefici.